Effektivare team med enkel dokumenthantering i SharePoint

SharePoint förknippas oftast med dokumenthantering. Det är en stor del av plattformen som idag är mer utvecklad än någonsin och möjligheterna att samarbeta är oändliga. I följande avsnitt kommer jag att skriva om hur ni på ett effektivt och strukturerat sätt kan lagra och hantera dokument i SharePoint – en smart lösning.

Effektivare_team_med_enkel_dokumenthantering_i_SharePoint-753809-edited.jpg

 



 
Få rätsida på mapp-träsket

Dokumenthantering är en stor del av SharePoint. Det var ingången till att vi själva valde plattformen för några år sen. Vi hade hamnat i ett ohållbart mapp-träsk med svår administration. Vanligtvis är det just dokumenthanteringen man börjar titta på när man planerar att börja använda SharePoint.
 
Genom åren har vi mött företag och kunder med liknade problem i sina gemensamma fil-areor. Det kan vara att filer och dokument ligger utspridda över filservrar, Dropbox, Google Drives eller på andra ställen. Historien brukar vara densamma oberoende av var filerna sparas. Till en början fungerar det bra att dela och lagra filer på en gemensam yta, men mappstrukturer blir ofta oändliga. Detta resulterar ofta i att dokument och filer inte hittas, att dubbletter skapas eller att strukturen mer och mer liknar en djungel. Vanligtvis leder detta till att egna, alternativa lösningar vidtas såsom att spara lokalt på datorn – vilket är det mest riskabla alternativet eftersom dina filer kan gå förlorade t.ex. vid en datorkrasch.
 
En ostrukturerad dokumenthantering kan också skapa osäkerhet och frustration, men framförallt; det stjäl det viktigaste du har under arbetsdagen, nämligen din tid!
 
Den moderna dokumenthanteringen

Vill du och dina kollegor hantera dokument på ett professionellt och effektivt sätt är SharePoint ett utmärkt verktyg för ditt team. SharePoint hanterar i princip alla tänkbara filer, från Word-filer till videoklipp. Detta gör det möjligt för er att samla många olika typer av filer centralt i plattformen.
 
Nyckeln till en kraftfull och flexibel dokumenthantering är dokumentegenskaper, även kallat ”taggar”. Tillskillnad från det gamla sättet att använda mappar, används istället dokumentegenskaper för att skapa struktur. Istället för att skapa en mapp som heter ”Bokslut” taggas dokumentet med ”Bokslut”. Föreställ dig att du har fått uppgiften att ta fram alla bokslut för varje ort inom organisationen. I en vanlig mappstruktur kan uppgiften ta väldigt lång tid. Använder vi SharePoint och taggning kan vi slutföra uppgiften inom minuter.
 
I vanliga utforskaren måste vi först öppna ortens mapp, mappen för området till dokumentet, året, och slutligen bokslutsmappen. Detta måste du göra för varje ort och år! Lätt att tappa bort sig när det inte finns någon bra översikt.

Jobba_i_team_med_SharePoint.png
 
I ett dokumentbibliotek i SharePoint där dokumentegenskaper används kan vi med 2 klick få fram alla Bokslut i en och samma vy med hjälp av att filtrera på just Bokslut. I exemplet har vi även valt att gruppera på Kontor för att få en bra översikt.
 

4 genvägar till enklare dokumenthantering i SharePoint

  1.  Filtrering och Sortering
    I ett dokumentbibliotek kan dokument enkelt sorteras och filtreras utifrån dokumentegenskaper (”taggar”). På så sätt kan den information som är av mindre intresse snabbt uteslutas och sökandet förenklas. Filtrering och sortering fungerar på ett liknande sätt som i Excel – fast enklare!


  2. Jobba med vyer
    Som ovan nämnts kan vi enkelt sortera och filtrera visningen av ett dokumentbibliotek i den befintliga vyn. Ytterligare anpassning kan tillämpas genom att skapa ”vyer” som redan har en angiven sortering och filter. Vyer kan skapas som publika för alla att nyttja eller som en personlig där bara du har åtkomst. Du kanske vill visa dokumentbiblioteket på ett annat sätt en standard, då skapar du enkelt din egen vy med dina anpassningar. En bra funktion som inte går att göra i en vanlig mappstruktur.

  3. Dokumentegenskaper istället för mappar
    Det finns många skäl till att inte använda mappar och istället använda taggning av dokument. Mappar kan vara nödvändiga, t.ex. när strikta behörigheter måste kunna tillämpas på vissa filer inom ett dokumentbibliotek. Vårt certifierade ledningssystem med tillhörande dokument är uppbyggt i SharePoint med denna teknik. Ett hundratal dokument och filer utan en enda mapp. Mao, dokumentegenskaper fungerar!

    Nackdelar med mappar Fördelar med taggning
    Långa sökvägar Enkelt att strukturera om
    Dubbletter och felaktiga versioner Enkelt att navigera
    Dokument hittas inte (”finns i sjön”-scenario) Filtrera och sortera i vyer
    En fast vy Skapa personliga vyer
    Svårt att strukturera om Sök baserat på taggar
       
  4. Enkel återläsning
    SharePoint kommer med versionshantering vilket medför möjligheten att enkelt återställa eller jämföra dokument från tidigare versioner. Här väljer ni själva hur många versioner som ska sparas! Det finns dessutom två papperskorgar, dels en personlig som lagrar dina raderade filer i 90 dagar. Tar du bort filer där flyttas de automatiskt till papperskorgen för administratörer där filerna lagras i ytterligare 90 dagar. Med versionshantering och återläsning behöver du inte oroa dig över att råka skriva över eller ta bort ett dokument.
 
Flexibelt, modernt och ekonomiskt

SharePoint når man direkt via webbläsaren för att snabbt och enkelt både läsa och redigera dokument. SharePoint Online ingår i de flesta licensabonnemangen i Office 365 men finns även att köpa separat för en mindre kostnad. Till din portal får du hela 1TB lagring vilket oftast räcker och blir över. Genom att använda dokumenthantering och digitala arbetsprocesser i SharePoint kan du spara timmar varje vecka.
 
”För oss har dokumenthanteringen i SharePoint minst halverat den tid vi lägger på underhåll av dokumenten” - Eva Nildén, administrativ chef på Fastigo
 
Sammanfattning

Är ni ute efter att jobba effektivt och modernt vill du titta närmare på SharePoint verktyget. Med nya sökfunktioner och dokumentegenskaper behöver ni inte längre lägga onödig tid på att leta efter dokument och filer. Upplev tryggheten med en professionell och pålitlig struktur där ni kan fokusera på att producera! Fördelarna med att använda Office 365 och SharePoint är många. Läs mer i guiden om 10 tips för en lyckad migrering till Office 365 eller boka in en kostnadsfri konsultation kring er IT-mijlö för fler tips på hur ni kan spara tid och effektivsera era processer.
 
Publicerad av Jonatan Håde på 2016-06-02 18:27

Jonatan har 5 års erfarenhet av SharePoint och arbetar även inom drift och infrastruktur. Utbildad och certifierad inom Microsofts systemprogramvaror.

Hitta Jonatan Håde på:

Kategorier: IT-miljö, IT-ekonomi, Digital strategi

Boka en konstnadsfri konsultation